固定资产管理如何做到帐卡物相符

 

       在固定资产管理过程中，帐卡物三者相符是最基本的原则。 但固定资产管理中经常出现的实物与帐目不符的情况，这是很多大中型企业在固定资产管理过程中碰到的很棘手的难点。主要表现在以下几点:

（一）有实无账

       如：一些单位建造的办公楼、教学楼，已使用多年，但该项工程支出仍挂在“在建工程”、“待摊投资”和往来账户中，会计未及时进行账务处理，导致账物脱节、资产存量不清；又如：部分单位由于种种原因，存在“小金库”购买资产，这些资产未进行资产登记和财务处理，长期滞留账外或被借用，逃避了正常的监督检查；再如：上级部门匹配的资产、无偿调入的资产、接受捐赠的资产、单位合并划入的资产等等，导致有固定资产实物，但没有账目的现象发生。

（二）有账无物

       有账无物主要表现在对拆迁、报废、调出的资产未核销；人员调走或离退休不清退、不交接；单位分离划出资产不调账；有的单位固定资产报废很多年，但不去完善相关报废处置程序，不履行资产账核销手续，导致长期挂账。

（三）账实不对应

       由于历史原因，很多单位以前的记账习惯都是套账，比如购入10台电脑，就只有1条记录和1个资产编号，很难做到账实对应，还有实物资产管理人员更换，导致的管理脱节，且没有及时进行账实对账等等。又比如。购入年代久远导致资产卡片遗失，记录信息不详等，且没有及时处置导致的账实不符。

       引起固定资产管理账实不相符的原因很多，归纳起来主要有以下三点：

（一）意识淡薄，机构不明确，内控制度不健全，责任不清

       长期以来，一些部门、单位领导对固定资产管理观念滞后，“重资金、轻资产；重购置、轻管理”的现象较为严重，导致单位资产管理机构设置不合理、人员配备不完整、管理制度不健全、管理水平低下、资产管理混乱。出现了人人都在管理使用、人人都没有负责的局面。对固定资产从购置、领用、调拨到报废各环节，处理非常随意，也不履行任何手续，很多单位连最起码的物品领取和归还制度都没有，缺乏对固定资产实物形态的有效管理和监督。

（二）固定资产账目不健全，人员业务素质不够

       很多行政事业单位固定资产台账和卡片不健全，甚至没有建立固定资产台账和固定资产卡片；资产管理从购建后的验收、登记到交付使用及资产处置各环节工作做不清楚，人员业务素质不能满足固定资产管理工作的需要。

（三）固定资产管理手段落后

       固定资产管理纷繁复杂。长期以来，很多单位的固定资产台账还停留在手工记录阶段，管理手段十分落后，与会计账簿的核对困难，对实物资产的盘点非常繁琐，工作中难免出错，势必前清后乱，家底不清。

       固定资产管理是一项复杂的系统工程。它不仅是一项包括计划（预算）、购建、使用、处置等多个环节的管理工作，更需要建立有效的管理机制加强管理，在实际工作中，主要应从以下方面做好工作：

（一）把固定资产管理列入单位工作目标任务，引入奖惩机制，强化固定资产管理意识：

       1、拟定固定资产管理基础工作规范化考核奖惩办法，量化固定资产管理目标，并组织业务人员定期跟踪检查，严格考评。对达到管理标准的，给与充分肯定，对违反规定，造成固定资产损失浪费的直接责任人，予以处罚，以增强固定资产管理的严肃性和权威性。

       2、将资产管理的各项指标逐一分解到科室，量化到人。对因非自然因素，造成资产提前报废损坏或丢失者，给予批评教育、限期修复或负责赔偿等，逐步形成由资产管理部门统一管，各部门具体管，最终实现人人管的管理网络。

（二）建立管理机构，健全内控制度 一方面明确固定资产管理部门、财会部门和使用部门的职责权限，制定固定资产业务流程，确保办理固定资产业务的各环节相互分离、制约和监督。另一方面，明确固定资产的取得与验收、日常保管、处置与转移等环节的控制要求，在制度上做好协调。

       1、健全购置制度，实行源头控制。充分发挥预算、采购部门的职能作用。对单位需要购置的资产，纳入年度预算、编制购置计划，并抄送资产管理部门，按照规定程序进行采购。预算、采购部门与资产管理部门要加强协作，形成一套规范运作的程序，以加强源头管理。

       2、建立固定资产验收制度。由单位固定资产管理部门、使用部门和财会部门等参与固定资产验收，属于技术设备的还应当聘请有关业务单位技术人员验收。购置的固定资产在报销前，无论是何种经费开支和通过何种渠道进货，都必须办理验收、登记手续。验收合格、登记后，才能办理有关账务处理和领用手续。

       3、制定日常管理细则，分清责任。固定资产领用、借用、使用、保管、交接等日常管理各环节，要做到手续完整、责任明确、奖罚分明。对非因公损坏或丢失的，由责任人负责修理或赔偿。

       4、建立固定资产处置环节控制制度。明确固定资产处置范围、标准、程序、审批权限和责任，对重大固定资产的处置，实行集体审议联签。固定资产需要报损、报废时，由使用单位负责填制资产报损、报废报告单，并提供所需证明资料，经审批部门同意并签署意见后，方可报废。

（三）依托现代信息技术手段，实现固定资产的动态管理

       1、通过资产清查，摸清家底，并在此基础上，构建固定资产管理信息平台，详细准确地记录每个固定资产从购入、使用到处置的卡片信息，赋予其唯一的识别码，对实物资产使用进行全程的跟踪管理，实现对资产从入口、使用到出口各个环节的动态管理，随时为资产的购建、调剂和处置决策提供信息服务，并在此平台上建立评价和监督体系。

       2、进一步研究开发固定资产管理系统的多种数据接口，达到灵活地与财务核算软件进行链接，使财务账、固定资产台账与采集的实物信息能进行电算化比对，减少错误率，避免因两种账簿登记时间不同而引起存量不实，从真正意义上做到账、卡、物相符。

       3、加大培训力度，提高人员业务素质。对管理层和资产管理人员进行针对性、适应性的短期培训。着重讲解固定资产的购置、领用、交还、报废审批等管理流程。